苏州高新区人事档案托管业务指南

发布日期: 2009-02-12 浏览次数: 186661

    一、办理依据:

        1.中组部、人事部关于印发《流动人员人事档案管理暂行规定》的通知(人发﹝1996118号);

2.组织部、人社部等五部门《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发﹝201490号)

3.人社部《关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发【201675号);

    二、服务对象

1.与本中心建立人事代理关系的单位员工,该员工依法已与单位签订劳动合同并缴纳社会保险(以到帐为准),具有中专以上学历的专业技术人员和管理人员。

2.具有苏州高新区户籍、中专以上学历,人事档案需从其他单位转到我中心保管的未就业人员(含赴外地就业、出国留学人员)。

3.人才引进落户预审通过,办理代理关系及档案转入申请人员。

三、档案调入

1.在线申请

单位用户:登陆(http://36.154.62.114:8099),凭单位账号和密码进入“苏高新人事代理网上一站式服务系统”,在线申请人事代理及档案转入。(个人通过注册账号和密码登陆系统进行申报,提交后先转至单位审核,单位审核通过后转至本中心预审环节)。

个人用户:本地户籍或人才引进预审通过的个人,登陆苏高新人才网(www.sndhr.com),凭账号和密码进入“苏高新人事代理网上一站式服务系统”,在线申请人事代理及档案转入。

如无注册账号的,单位或个人可登录该系统先办理注册手续。

2.我中心对代理关系及档案转入进行审核。

     3.申核通过后,申请人自行在网上打印调档函【打印前请与原档案所在机构联系,如对方不受理自助打印件,请携带打印的调档函及居民身份证前往本中心人事代理窗口盖章】。

4.申请人凭《调档函》到原档案保管机构办理人事档案转移手续,并通过机要的方式进行转递,严禁个人自带档案转递。

5.可在“高新人事代理网上一站式服务系统”代理关系查询档案到达情况。

6.档案到达后,可在“高新人事代理网上一站式服务系统”代理关系查询中打印存档证明等。 

三、档案调出

1.登陆(http://36.154.62.114:8099),凭单位或个人注册账号和密码进入“苏高新人事代理网上一站式服务系统”,在线申请人事代理及档案终止/转出:

终止:从托管单位离职,档案仍由高新区人力资源开发管理中心保管。提供档案托管单位解除或者终止劳动合同的证明(离职证明或提供身份证及社保编号)。

转出:从托管单位离职,档案转至新单位。提供接收地人才机构开具的调档函、原档案托管单位解除或者终止劳动合同的证明(离职证明或提供身份证及社保编号)。
   

四、档案材料收集

     (一)档案收集范围

    符合人事档案管理规定的归档材料应当及时归档,档案收集范围:

        1.工作中形成的履历表,人员登记表等材料;

        2.员工考核工作中形成的有关材料,如:毕业生转正定级材料、年度考核表等;

        3.学历及专业技术职务评聘材料,各类毕业生登记表,培训学习成绩,学历、学位证书等材料;

     4.政治审查材料,如:政治历史问题的审查。入党、提干、出国等需要的政治审查材料;

     5.入党入团材料:入党入团志愿书,申请书,转正材料;

        6.奖励材料、处分材料;

        7.工作中形成的材料(劳动合同、离职证明等);

     8.其他材料。

    (二)归档材料要求

    新增材料归档必须符合下列要求:

        1.必须是已经办理完毕的正式材料,内容完整齐全、真实有效、文字清晰、对象明确、手续完备;

     2.需经单位审核盖章或本人签字的,签字盖章后方能归入档案;

     3.文字材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色及蓝色墨水和复写纸书写;

     4.新增材料归档必须为原件,复印件不得归档;

     5.新增材料归档原则上需由代理单位的经办人员递交,须密封的材料不得拆封;

     6.网络、函授、国外学历需持国家有关机构认证材料或有关部门出具的合法证明材料方可归档;

     7.不符合规定要求的人事档案材料,不予归档。

    五、档案查(借)阅

        1.查阅人需出具单位组织人事部门的《查阅干部档案审批表》或单位介绍信(加盖公章)、查阅人身份证、被查阅人姓名、身份证号码等信息至本中心人事代理窗口办理。

        2.查(借)阅人事档案的单位需派中共党员进行查阅。任何人不得查阅或借阅本人及其直系亲属的档案。

        3.查(借)阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料,不得擅自向外公布档案内容。

        4.未经同意,不得擅自摘抄材料,复印及记在笔记本上,从档案中摘抄有关内容作为证明材料的需经细致核对,并经管档部门签署意见并盖章后方可使用。

        5.人事档案整本一般不得外借,确因工作需要必须借出使用的,需出具单位组织人事部门的《借阅干部档案审批表》或单位介绍信(加盖公章),说明借档理由及归还期限,经过中心分管领导或主管部门负责人批准后方可办理外借手续,档案阅毕须及时归还。

        6.因办理党员转正需借阅档案中预备党员材料的,需凭本人组织关系所在党委或支部出具的介绍信(介绍信应注明“因办理党员转正手续借阅XXX同志预备党员材料”,并加盖党委或支部公章)办理借阅手续。转正手续办妥后应将完整党员材料装袋密封盖章后及时归还。

    六、出具档案相关证明

     对于人事档案在本中心保管的人员,我中心可依据其人事档案材料所反映的真实情况出具相关证明材料,具体要求如下:

     1.本中心出具的相关证明,严格以人事档案中的实际材料内容为依据。相关档案材料不齐全的,须告知经办人将相关档案材料补齐并归档后再予以出具。不出具与人事档案内容中无关的证明材料。

2.经办人或单位需提供索要该证明材料单位出具的介绍信(加盖公章)、本人身份证等有效证件至本中心人事代理窗口办理。

     3.委托他人办理的,委托人还需提供经本人签字同意的委托书、委托人身份证方可办理。

        4.提供户口挂靠证明、大学成绩证明、亲属关系证明、档案中无工作记录证明网上申请,凭个人注册账号和密码进入“苏州高新区人事代理网上系统”(http://36.154.62.114:8099,在证明材料申请项中在线申请。


【服务时限】 在线办理:一个工作日 

【服务地址】 苏州高新区(虎丘区)人力资源开发管理中心人事代理窗口

        高新区狮路22号人才广场3楼   业务电话0512-68257969  68411348(档案室)